Comunicación en las Empresas

Las tecnologías de comunicación son parte de nuestra realidad desde hace ya varios años, y es más que probable que tú, al igual que yo, usáramos nuestro mail desde que estábamos en el colegio o inicios de los estudios superiores, y con este salió el Messenger, Facebook, Twitter, y tantas otras herramientas con las que contamos hoy en día.

Estas tecnologías las usamos en nuestro día a día para muchas cosas, desde planificar reuniones hasta mandar saludos y tarjetas de cumpleaños. Sin embargo, no es correcto usarlas de la misma manera dentro de las organizaciones donde trabajamos. Déjenme explicarme.

La comunicación entre personas no se basa únicamente en palabras, sino que involucran gestos y tonos de voz que son eliminados al enviar un correo electrónico. Puede que tu (emisor) estés escribiendo un mail a una persona de otra área (receptor) solicitándole una información que tiene que trabajar urgente (mensaje), pero el puede leerlo y entender que estás informándole del proyecto que estás realizando, y dejarlo ahí, como un “FYI” (para tu conocimiento, por sus siglas en Inglés). Eso es conocido como “ruido”.

No debemos permitir que las herramientas de comunicación con las que trabajamos hoy generen ese “ruido”, pues limita la comunicación adecuada para una empresa, generando luego los conocidos “problemas de comunicación en las organizaciones”.

El mail es una forma de dejar por escrito, para que conste, lo que se coordinó, o bien para informar cual es el status de un proyecto que se está ejecutando. A continuación les dejo algunos tips para evitarles esos problemas de comunicación organizacional:

 

• Usa el teléfono para coordinar con una persona, y luego redacta un correo al mismo empezando con “según lo acordado por teléfono…”. Si dejas la comunicación solo vía telefónica, es posible que la persona se olvide del tema.
• Date tiempo para reunirte con los equipos de trabajo, incluso eso permite que el proyecto que piensas realizar pueda enriquecerse con los aportes del equipo completo.
• Piensa bien las palabras que usas al redactar un mail, ponte a pensar cómo lo podría entender el receptor, considerando que él tiene menos información que tú.
• Revisa la ortografía del mensaje. Muchas veces se nos va el dedo a otra tecla y no es nada bueno dejar abierta la posibilidad que se comente “que bestia, no sabe ni escribir”.
• Confirma la recepción y lectura del mensaje, si es necesario, mediante una llamada telefónica. Incluso puedes usar esa llamada para consultar si el receptor tiene alguna duda o sugerencia sobre el mensaje recibido.

Si sabes de algún tip adicional, o tienes alguna experiencia relacionada que pueda servir para enriquecernos mutuamente, siéntete libre de comentar más abajo. Hasta una próxima oportunidad!